Q III.e.1 – Est-il impératif d’archiver l’orignal des documents signés par le bénéficiaire de l’opération (devis de l’opération et attestation sur l’honneur) ou des pièces numérisées peuvent-elles convenir (archivage électronique) ?

Pour l’archivage des documents, il convient de distinguer les documents produits spécifiquement dans le cadre du dispositif et dont le demandeur se doit de conserver l’original (attestations sur l’honneur signées, contrats de partenariat, documents de preuve du rôle actif et incitatif, etc.) des autres documents dont le demandeur n’est destinataire que des copies (factures, documents comptables dont les originaux demeurent chez le bénéficiaire ou le professionnel).

Il est rappelé qu’en cas de doute ou de procédure judiciaire, les originaux pourront être demandés pour l’ensemble des documents. Il est donc possible de ne conserver numériquement les documents justificatifs des demandes que si le document est de nature électronique (documents signés électroniquement, inscriptions horodatées, etc.) ou en copie seulement chez le demandeur, l’original étant conservé et pouvant être fourni par un tiers.

Enfin, comme le mentionnent les attestations sur l’honneur, des vérifications peuvent être effectuées par l’administration directement auprès des bénéficiaires ou des professionnels pour contrôler la nature de l’opération et la réalisation effective de celle-ci.